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    • 2021-09-18
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    第一條 北京中國政法大學教育基金會(以”) 檔案,保護利用計檔,國家律法的有 北京中國政法大學教育基金會章程、《北京中國政法大學教育基金會檔案管理辦法》, 結合基金會的實際情,細則。

    第二條 本制度所稱會計檔案是指基金會在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

    第三條 基金會應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

    第四條 基金會的會計檔案由財務部一保管。

    第五條 下列會計資料應當進行歸檔:

    (一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

    (二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

    (三)財務會計報告,包括月度、季度、年度財務會計報告;


    (四) 其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、重要的備查合同、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔毀清、會檔案定意書及他具保存值的計資。

    第六條 會可利用、通信信息術手管理

    會計檔案。

    第七 滿下列,形成子會資料僅以子形保存,形電子計檔:

    (一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

    (二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

    (三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

    (四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

    (五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

    (六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

    第八條 滿足本制度第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的, 可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

    第九條 基金會的會計人員按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

    第十條 基金會保管會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

    第十一條 基金會財務部在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

    紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其原數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

    基金會檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

    第十二條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計案查、復、借時履登記,嚴篡改損壞。

    基金會保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

    會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規定時間內歸還。

    第十三條 檔案保管期分為、兩類。保管期一般 10 年和 30 年。

    會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

    會計檔的保期限原上應按照本附表,本度規的會檔案管期為最保管限。

    單位會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。

    第十五條 基金會應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒,并形成會計檔案鑒定意見書,報送理事會、監事會審批。經鑒定, 仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

    第十六條 會計檔案鑒定工作由基金會負責人牽頭。

    第十七條 經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷


    :

    (一)基金會財務部編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案


    的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

    (二)基金會負責人、學校檔案館負責人、學校檔案館經辦人、學校財務處負責人、金會財務部經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

    (三)基金會財務部負責組織會計檔案銷毀工作,并與學校檔案館共同派人員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

    電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,并由學校檔案館派人員監銷。

    第十八條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

    單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

    第十九條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案接手。

    (一)移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

    (二)交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

    (三)電子會計檔案應當與其原始數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

    第二十條 基金會的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。



    十一條 本制度未盡事宜,按國家有關法律、法規和基程的定執。

    第二十二條 度由金會責解。



    北京中國政法大學教育基金會


    附件 1

    北京中國政法大學教育基金會會計檔案保管期限表


    序號

    檔案名稱

    保管期限

    備注

    一、

    會計憑證



    1

    原始憑證

    30


    2

    記賬憑證

    30


    二、

    會計賬簿



    3

    總賬

    30


    4

    明細賬

    30


    5

    日記賬

    30


    6

    固定資產卡片


    固定資產報廢清理后保管 5

    7

    其他輔助性賬簿

    30


    三、

    財務會計報告



    8

    月度、季度、半年度財務會計報告

    10


    9

    年度財務會計報告

    永久


    四、

    其他會計資料



    10

    銀行存款余額調節表

    10


    11

    銀行對賬單

    10


    12

    納稅申報表

    10


    13

    會計檔案移交清冊

    30


    14

    會計檔案保管清冊

    永久


    15

    會計檔案銷毀清冊

    永久


    16

    會計檔案鑒定意見書

    永久


    17

    接受捐贈統一收據

    10




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